Ya contrataste a las personas que cubren con el perfil del puesto que necesitas, ¿Deberías entrenarlo o que ponga en practica lo que dijo que sabía hacer en el proceso de selección? Si ya tienes empleados con años de experiencia, ¿Debes seguir entrenándolos? o ¿les quitas tiempo si los entrenas?
Vivimos en un constante cambio respecto a 1. Entorno sobre lo político, económico, social y tecnológico. 2. Comportamientos y Estrategias de proveedores, clientes y la competencia. 3. Amenazas sobre robos, accidentes, fraudes, mal ambiente laboral. 4. Oportunidades si hay una posible venta, compra o expansión del negocio. Lo anterior hacen que el negocio deba evolucionar, transformarse y tener una mejora continua en sus procesos, productos, personal y en el manejo de sus presupuestos. En otro caso, pierde competitividad, ventas, utilidades y termina cerrando el negocio.
Para enfrentar estos cambios y que el negocio pueda crecer y consolidarse como líder del sector, región o localidad debe tener personas en constante entrenamiento para realizar su trabajo con mejores y mayores resultados.
¿Qué debo entrenar?
Se debe entrenar en 2 aspectos: Conocimientos y Habilidades.
Revisemos Conocimientos.
1. Conocimiento del Negocio: Historia de emprendimiento del negocio, principales logros y fracasos, visión, misión, valores, organigrama con la lista de personas mencionando su función y responsabilidades. Incluir la parte divertida (fiestas, apoyos sociales, competencias deportivas, culturales hasta algunas bromas que no lastimen al personal)
2. Conocimiento del Puesto de trabajo: Función, responsabilidades, metas, indicadores de desempeño, coordinación, comunicación y rol en los proyectos en equipo, mejores y peores prácticas.
3. Conocimiento de su jefe y compañeros de trabajo: Además de presentarse con sus experiencias, conocimientos, motivaciones, personalidad, se debe conocer cuáles son su función y responsabilidades así como su interacción respecto a solicitud o entrega de información o materiales o apoyos técnicos de sistemas o requerimientos generales.
4. Conocimiento de clientes, proveedores y la competencia: Tener conciencia que existe el negocio gracias al dinero que los clientes pagan por los productos y servicios que ofreces. Los clientes deben estar totalmente satisfechos para que puedan repetir su compra y que tu nuevo empleado conozca como su función y responsabilidades impactan directa o indirectamente las decisiones de los clientes para que pueda seguir comprando y con ese dinero pagar el sueldo y prestaciones del nuevo empleado. Quienes son los principales clientes, sus testimoniales, quejas, gustos, preferencias, ubicaciones, emociones, problemas y necesidades son algunos temas para incluir en este entrenamiento. Aplica también a proveedores para superar la calidad, mejorar tiempos y simplificar esfuerzos dentro del proceso de elaboración de producto, comercio o entrega de servicio. Quienes son la competencia, su participación de mercado, ubicación, fortalezas, debilidades, ventajas y desventajas del negocio frente a ellos para estar atentos en caso de que te roben talento, clientes o información.
5. Conocimiento del Entono: Sirve para identificar las posibles amenazas u oportunidades que puedan afectar el crecimiento del negocio. En lo político sobre las nuevas leyes, cambios de reglamentos o decisiones de gobierno. En lo económico sobre las finanzas de las personas, empresas, inversiones internacionales, comercio exterior, nuevas oportunidades de inversión. En lo social respecto a comportamientos, cultura, pandemias, eventos. En lo tecnológico sobre nuevos sistemas, maquinarias, equipos de cómputo, transporte, software, inteligencia artificial entre otros.
¿Cómo entrenar estos conocimientos?
Si tienes lo anterior en un documento, podcast, video o hasta tiktok. Elaborar cursos en formato de auto estudio donde pueda revisar la información por si mismo y te realice comentarios o preguntas en un foro o blog interno. Algunas empresas tienen un manual de bienvenida y se lo dan a leer o los obligan a aprender con auto estudios sin un acompañamiento, reflexión o asesoría y es dinero y tiempo perdido porque no funcionan. No lo recomiendo porque no tiene impacto emocional, no inspira, no entusiasma, no hace tener curiosidad.
Tiene mayor impacto tener un brindis de bienvenida y que tu, junto con tus otros trabajadores, puedan comentar o aclarar sus dudas de lo que previamente reviso del negocio por su propia cuenta. Puedes hacerlo divertido haciendo dinámicas de integración y juegos entre todos sus compañeros de trabajo.
Para entrenamiento de conocimientos no recomiendo hacer cursos o talleres, a menos que sean totalmente sensoriales, de corta duración, con seriedad o diversión cuando aplique el tema a entrenar. Se debe tener una cultura de autoaprendizaje en los trabajadores de forma constante.
Es recomendable utilizar aplicaciones móviles con elementos de gamificación (Personajes, Ranking, Insignias, Mini juegos, Interacción con otros jugadores) en la que incluyas información y retos como trivias, escape room, adivinanzas, rompecabezas, sopa de letras entre otros.
Autoestudios en video grabados por los propios trabajadores de tu negocio y acompañado con herramientas de aprendizaje como Genially o Kahoot te darán mejores resultados de aprendizaje.
Puedes asignar desafíos especiales donde le pidas al nuevo empleado, por ejemplo:
1. Que utilice la inteligencia artificial como chat gpt para encontrar información sobre el entorno, competencia o perfil de clientes.
2. Rallys para buscar pistas y cumplir misiones si visita diferentes áreas del negocio y recopilar información de otros colegas de trabajo.
3. Metaverso donde tengas un espacio de tu negocio para incluir un museo, feria o fiesta virtual para reforzar los conocimientos aprendidos.
Hazlo divertido y con acompañamiento de mentores, instructores o jefe directo.
Y ¿Cómo validas estos conocimientos? ¿Con un examen? ¿Con una presentación del empleado mencionando lo aprendido?
Depende la cultura de aprendizaje que tengas en tu negocio puedes utilizar la mejor forma para validar conocimientos. Puedes establecer requisitos mínimos de aprobación a) como la calificación de un examen de conocimientos de opción múltiple, b) comentarios finales en un foro de aprendizaje donde mencione ¿lo que más aprendió? ¿que es lo que más le sorprendió? y ¿cómo profundizaría en su aprendizaje? sobre lo que aprendió y c) Una presentación frente a su jefe, compañeros de trabajo y si lo quieres hacer más intenso, que estén en la presentación miembros de la familia del empleado.
Recomiendo 3 formas para motivar el aprendizaje de conocimientos: 1. Que se asignen puntos por cada actividad asignada de aprendizaje y se realice un ranking. 2. Que a los mejores en aprendizaje se pongan en una pared su foto y los puntos logrados y 3. Que a los mejores sean invitados a una comida con el jefe para entregar reconocimiento e invitarlo a formar parte de futuros mentores del negocio con otros beneficios.
Aquí te pregunto: ¿Que pasaría si este entrenamiento de conocimientos lo haces antes de contratar el empleado? ¿Contratarías mejores candidatos? ¿Reduces la curva de aprendizaje acelerando los resultados del nuevo empleado?
Ahora revisemos Habilidades.
Habilidades técnicas: Dependiendo del sector de tu negocio es la forma en que realiza su trabajo utilizando herramientas. Por ejemplo, en una fábrica, debe conocer el uso, mantenimiento y reparación general de una maquinaria que forma parte del proceso de fabricación de un producto. Si es un comercio, debe conocer sobre sistema de compra, venta, precios, descuentos, facturación, equipo de transporte, almacenamiento, distribución. Si es una empresa de servicio debe saber el uso de sistemas, equipo de cómputo, comunicación. En caso de un restaurante el equipo y herramientas de cocina, seguridad industrial, prevención de accidentes, entre otros.
Habilidades profesionales: Salud física, finanzas personales, control emocional y de estrés, gestión del tiempo, presentaciones efectivas, gestión de proyectos, negociación, atención a clientes, asertividad, análisis numérico, análisis de procesos, toma de decisiones, creatividad, trabajo en equipo.
Habilidades de liderazgo: Tener las habilidades profesionales mencionadas anteriormente más cultura organizacional (visión, misión, valores), plan de trabajo, organizar actividades del equipo, reclutar, seleccionar, entrenar, delegar, supervisar, coordinar juntas ágiles, retroalimentación del desempeño, coaching, hablar en público, gestionar el cambio, motivar, persuadir.
¿Cómo entrenar estas habilidades?
Aquí si se requiere tener talleres con facilitadores expertos en el desarrollo de estas habilidades. Deben ser totalmente prácticos, dinámicos y con simulación de situaciones con breves lecciones en extensión de 2 a 5 páginas sobre de los pasos a seguir para desarrollar las habilidades incluidas en un manual de practicas donde se realicen y evalúen ejercicios.
Un acompañamiento posterior al entrenamiento con un mentor funciona para ajustar y mejorar el desempeño. Los compañeros de trabajo del nuevo empleado puede ser sus mentores, previamente a ellos debes darle entrenamiento para que conozcan como dar mentoría. Por ejemplo, durante el primer mes de ingreso al negocio por parte del nuevo empleado se lleva este proceso:
Primero, el nuevo trabajador observa como el mentor realiza el trabajo explicando los pasos para llegar a un resultado. El nuevo trabajador toma notas, realiza preguntas y aprende.
Segundo, el mentor le pide al nuevo empleado repita el proceso de realizar el trabajo y el mentor lo va guiando. El mentor realiza un reporte por medio de una lista de verificación (Check List) sobre las actividades o pasos que el nuevo empleado debe realizar, identificando que hizo bien, que pudo haber hecho mejor y que no debe hacer.
Tercero, el mentor realiza seguimiento semanal con recomendaciones para que el nuevo empleado realice su trabajo, todo documentado.
Reforzamientos de comunicación con historias de éxito, fracaso, competencias de equipos, repetición de ejercicios y uso de juegos de aprendizaje te permite lograr que no olviden lo aprendido.
Unas guías de uso con enlaces a videos de duración máxima 1 minuto y medio en un canal de YouTube o tik tok organizado por categorías, temas, subtemas, problemas de uso con soluciones funciona muy bien cuando necesitas respuestas rápidas sobre entrenamiento en la que no tienes suficiente presupuesto o tiempo. Si lo anterior lo acompañas con foros de preguntas y respuestas que generan todos los empleados del negocio es más efectivo y de bajo costo. Recuerda, la clave esta en tener bien organizada la información y gamificada la enseñanza con incentivos o reconocimientos que puedan sumar al plan de carrera de los empleados.
Si la necesidad de entrenamiento es mas amplia, con videos tutoriales en YouTube agilizas el aprendizaje.
¿Recuerdas alguna actividad en la que debiste practicar mucho? Como andar en bicicleta, manejar un automóvil, tocar un instrumento musical, hacer una presentación de resultados, elaborar hot cakes o el desayuno. Es totalmente practico y lo mismo sucede con las habilidades en el trabajo.
Si el entrenamiento se debe a un cambio en el negocio, proceso, fusiones, balance de funciones por recortes de personal, se requiere otras técnicas de entrenamiento con acompañamiento de consultores especializados, utilizando Change Management, Desarrollo Organizacional con intervenciones, Metodologías Ágiles, Liderazgo transformacional, Team Building, Disrupción de Procesos imperfectos, Pensamiento emprendedor, entre otros.
Y ¿las actitudes se entrenan?
Cuando el empleado tiene una mentalidad ganadora, positiva y enfocada junto con un comportamiento para ayudar, servir, escuchar, comprender y colaborar junto con sus compañeros de trabajo, jefes, proveedores y clientes, le impulsa a ser responsable y comprometido con el cumplimiento de las metas del negocio y personales. Esto lo hace sentir una gran autoestima, confianza, control, satisfacción, felicidad y agradecimiento con lo que el empleado hace todos los días en su trabajo y en su vida.
¿Cómo se puede tener a un empleado con una mentalidad y comportamiento enfocado a resultados? Por medio del Coaching.
El Coaching es una técnica para ayudar a liberar todo el potencial del empleado y que logre cumplir sus objetivos y mejorar su desempeño que pueden incluir áreas de la Salud Física, Mental, Emocional, Espiritual, Laboral, Familiar, Social y del Dinero.
Recuerda que lo que le pase en el trabajo positivo o negativo al empleado, lo lleva a su casa con su familia o en su vida personal y lo mismo pasa cuando tiene problemas o felicidad en su casa lo lleva al trabajo. Por ello, es indispensable que tenga sesiones de Coaching con un Coach certificado y especializado que le genere confianza al empleado.
Durante las sesiones de Coaching son clave tener sesiones uno a uno para identificar los objetivos a lograr, obstáculos, alternativas de solución y plan de acciones para realizar las actividades que ayuden al empleado en avanzar en sus metas.
Finalmente, tener un plan de desarrollo de habilidades alineado a un plan de carrera por cada empleado, que incluya entrenamiento, mentoria y coaching, permite motivar al empleado en invertir tiempo en el aprendizaje, al documentar una ruta para que tenga un crecimiento dentro del negocio, siendo becario, practicante, analista, administrativo, mentor, supervisor, gerente, coordinador de proyectos, subdirector, director, hasta socio.
En las sesiones semanales de revisión de desempeño del empleado puedes comentar y actualizar el plan de desarrollo de habilidades y carrera para avanzar en su entrenamiento.
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